Manuelle Spesenabrechnungen: Eine Belastung für alle
Dienstreisen sollten effizient ablaufen – doch die Realität sieht oft anders aus. Für Mitarbeitende bedeutet das Sammeln von Belegen zusätzlichen Stress, während die Buchhaltung mit verspäteten oder fehlerhaften Abrechnungen kämpfen muss.
Eine Umfrage unter 216 Finanzexperten zeigt, wie gravierend diese Probleme sind: Fast die Hälfte der Unternehmen (47 %) wickelt Spesen manuell ab, und bei einem Drittel dauert die Genehmigung von Ausgaben bis zu vier Wochen.
Das Ergebnis sind verzögerte Monatsabschlüsse, ungenaue Budgets und unnötige Kosten. Es wird deutlich: Ohne Automatisierung bleibt Effizienz ein ferner Traum.
Navan: Ein neuer Ansatz für Spesenmanagement
Hier setzt Navan an, eine Plattform, die Geschäftsreisen und Spesenverwaltung in einer Lösung kombiniert. Vom Buchen der Reise bis zur Bezahlung – alles wird zentral erfasst und automatisiert verarbeitet.
Dabei werden Transaktionen in Echtzeit im System erfasst, Belege automatisch digitalisiert und die Einhaltung von Richtlinien geprüft. So entfällt der Großteil der manuellen Arbeit.
Vorteile für Mitarbeitende:
- Automatische Erfassung: Alle Ausgaben, die mit der Firmenkarte getätigt werden, werden direkt ins System übertragen.
- Richtlinienprüfung in Echtzeit: Überschreitungen von Budgetgrenzen werden sofort erkannt und gemeldet.
- Einfache Rückerstattungen: Auch private Auslagen können mit wenigen Klicks erstattet werden, ohne komplizierte Prozesse.
Vorteile für die Buchhaltung:
- Proaktives Management: Admins können Ausgabenrichtlinien individuell anpassen und die Kontrolle behalten.
- Automatisierter Abgleich: Rechnungen und Transaktionen werden nahtlos ins ERP-System integriert, was den Monatsabschluss beschleunigt.
- Zeitersparnis: Finanzteams können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren, statt Belege nachzuvollziehen.
Beispiel: Spesenprozesse im Praxistest
Navans Stärke liegt in der Automatisierung. Wird beispielsweise ein Taxi mit der Navan-Karte bezahlt, erkennt das System die Ausgabe automatisch als Fahrdienst, kategorisiert sie und prüft die Einhaltung der Firmenrichtlinien.
Falls die Kosten das Limit überschreiten, können Admins entscheiden, ob die Karte blockiert oder die Zahlung markiert wird.
Diese Effizienz zeigt sich auch in einer Analyse des Marktforschungsinstituts Forrester: Ein Unternehmen mit 2.000 Reisenden kann durch Navan wöchentlich acht Stunden Arbeitsaufwand in der Buchhaltung einsparen – ein Mehrwert von über 200.000 Euro jährlich.