Erinnerungen an die Buchführung: Wie lange sollte man Dokumente aufbewahren?

In den Tiefen der Keller und Dachböden lagern oft vergangene Relikte, die von Steuerexperten eine unerwartete Aufmerksamkeit erhalten. Inmitten von Urlaubsdekorationen stoßen viele auf Berge von Dokumenten aus längst vergangenen Zeiten und fragen sich: „Könnte ich nicht einfach alles wegwerfen?“ Unternehmen und staatliche Stellen haben klare Richtlinien zur Aufbewahrung, doch im Privatleben herrscht oft Unsicherheit. Der allgemeine Rat, wichtige Papiere sieben Jahre aufzubewahren, scheint mit unklaren steuerlichen Gründen verknüpft zu sein. Doch bei Dokumenten aus Zeiten der Clinton-Administration stellt sich die Frage, ob man wirklich alles entsorgen kann. Steuerberater und Buchhalter beschwichtigen: Steuererklärungen, diese nahezu universellen Dokumente, verdienen besondere Aufmerksamkeit. Paul Mendelsohn, CPA aus Livingston, New Jersey, erinnert daran, dass die US-Steuerbehörde IRS innerhalb von drei Jahren nach Einreichung der Erklärung ohne besondere Gründe eine Prüfung anfordern kann. Sollten jedoch verspätete Zahlungen, geänderte oder betrügerische Erklärungen vorliegen, verlängert sich der Zeitraum. Mark Gallegos aus Chicago ergänzt, dass die sechsjährige Frist des IRS durch den siebten Jahr Puffer abgesichert wird. Dennoch gibt es Fälle, in denen selbst sieben Jahre nicht ausreichen—zum Beispiel bei betrügerischen Steuererklärungen ohne Frist. Das Resümee lautet: Steuererklärungen bestenfalls mindestens sieben Jahre, vielleicht sogar unbegrenzt aufbewahren. Dokumente, die zur Steuererklärung dazugehören wie W-2-Formulare oder 1099s, können hingegen nach sieben Jahren entsorgt werden, häufig genügen jedoch drei Jahre. Zusätzlich belasten alte Konto- und Kreditkartenabrechnungen sowie Gehaltsabrechnungen den heimischen Papierkram. Diese können in der Regel nach einem Jahr geschreddert werden, vorausgesetzt, sie dienen nicht steuerlichen Zwecken.